AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS

En este artículo que cierra la serie, tratamos las ventajas de la automatización de los procesos y los requisitos básicos que un automatización debería cumplir

Es obvio que al operar en modo Drop Shipping el comerciante depende totalmente de la información facilitada por su Drop Shipper, la cual debe ser actualizada correctamente en el comercio para evitar incidencias en las ventas (Ventas de producto sin Stock, mensajes logísticos, cambios en el catálogo y variaciones de coste principalmente).

Mantener esta información al día implica la gestión de varias tareas diferentes que son al menos estas:

ACTUALIZAR LAS EXISTENCIAS

Hay que mantener permanentemente actualizado el nivel de existencias para adaptarse a las variaciones que se producen en el proveedor, utilizando políticas de seguridad que minimicen o impidan las roturas de stock y/o las ventas de productos sin existencias.

Dentro de este capítulo también es conveniente revisar aquellos productos que, pese a estar en el catálogo del Drop Shipper no tienen stock habitualmente y que por lo tanto pueden frustrar las búsquedas del cliente final.

VERIFICAR LAS VARIACIONES DE COSTE Y TRASLADARLAS A LOS PRECIOS

Si bien los precios son más estables que las existencias, de vez en cuando, se dan variaciones en los costes que afectan a los precios finales.

Además hay que vigilar la política de precios que normalmente no será idéntica para todos los productos.

SELECCIÓN Y MANTENIMIENTO DEL CATÁLOGO

Es probable que no comercialicemos todo el catálogo potencial que ofrece un Drop Shipper que puede ser de varios miles, cuando no decenas de miles de productos, de manera que tendremos que seleccionar aquellos productos que coherentemente forman parte de nuestra propuesta.

Adicionalmente a estas tareas administrativas hay que sumar el trabajo diario de planificación comercial, gestión de las campañas, atención de las reclamaciones, soporte al cliente, etc.

Es evidente que en función de lo dinámico que sea el sector y de la actividad comercial del proveedor, mantener esta información coherentemente al día puede suponer un coste administrativo importante. Muchos vendedores tienen equipos que en algunos casos superan las 10 personas dedicadas completamente a las tareas de mantenimiento y soporte de la tienda.Es por eso que prácticamente todos los operadores de Drop Shipping ofrecen la información en formato electrónico actualizándola con cierta frecuencia.

Estos formatos van desde Hojas de Excel alojadas en servidores FTP a API’s dedicadas y conectadas con el Back Ofice del proveedor pasando por los clásicos archivos de texto. Es importante, al buscar un Drop Shipper, asegurar que la información que éste ofrece se da en un formato electrónico y se mantiene actualizada con la suficiente frecuencia. No sólo los precios son importantes, la calidad de la información suministrada, si esta es deficiente o no está alineada con el plan de negocio del vendedor, puede generar una carga adicional de trabajo administrativo que finalmente lastrará los costes del producto haciendo su propuesta económica menos viable.

Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo 4 Periodo 5 Periodo 6 Periodo 7 Periodo 8 Periodo 9 Periodo 10 Periodo 11 Periodo 12
Ventas 10000 12000 14000 16000 18000 20000 22000 24000 26000 28000 30000 32000
Margen operativo 700 840 980 1120 1260 1400 1540 1680 1820 1960 2100 2240
Coste de las ventas 11300 13160 15020 16880 18740 20600 22460 24320 26180 28040 29900 31760
Suministro Drop Shipping 9300 11160 13020 14880 16740 18600 20460 22320 24180 26040 27900 29760
Costes administrativos 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000
EBIDTA 1 -1300 -1160 -1020 -880 -740 -600 -460 -320 -180 -40 100 240
EBIDTA 2 (50% Costes administrativos) -300 -160 -20 120 260 400 540 680 820 960 1100 1240

En el cuadro superior se representa un ejemplo simplificado y teórico de una cuenta de explotación del lanzamiento de un e-Commerce, con dos EBIDTA’s diferentes para cada uno de los casos.

El EBIDTA 1 representa el caso hipotético de un comercio operando Drop Shipping manualmente con todos sus costes administrativos estimados. Vemos que el BEP (o la entrada en Beneficios se produce a un plazo mucho más largo) que en caso del EBIDTA 2 en donde la carga de trabajo administrativo disminuye al 50% al tener los procesos de gestión del Drop Shipping automatizados.

Aunque el proyecto de comercio electrónico que se haya puesto en marcha, disponga de un plan comercial adecuado y unos recursos de personal amplios, es erróneo pretender asumir la gestión de la información de un modo manual, ya que la gestión manual tiende a incrementar los errores potenciales que se pueden dar. Es por esto que existen en el mercado una serie de aplicaciones dedicadas a gestionar la información. No conocemos todas las soluciones que existen, sin embargo, basados en nuestra experiencia vamos a definir unas características mínimas exigibles a estas soluciones.

DESARROLLO NATIVO INTEGRADO EN LA SOLUCIÓN DE E-COMMERCE ELEGIDA (WOOCOMMERCE, MAGENTO, PRESTASHOP, ETC.). Esto permite minimizar el impacto en el sistema, en las actualizaciones y cambios de versión del software.

GESTIÓN MEDIANTE TAREAS PROGRAMADAS. Fundamental para automatizar la gestión. Es en este punto donde se demuestra la rentabilidad de la solución elegida.

APLICACIONES DE CICLO COMPLETO.Evita tener que disponer de una aplicación para las entradas y actualizaciones y otra diferente para el envío de pedidos y evita los conflictos entre soluciones de distintos fabricantes.

OPERACIÓN GESTIONADA EN EL PROPIO SERVIDOR DEL COMERCIO. Centraliza la operación y confiere más solidez frente a fallos de sistema a todo el entorno.

Las mencionadas anteriormente son características generales básicas que debería disponer cualquier solución de gestión de Drop Shipping. A partir de aquí existen unas funcionalidades que, en función de su existencia, contribuyen a simplificar el trabajo administrativo notablemente y ayudan a seleccionar el catálogo de productos en función de los objetivos comerciales.

GESTIÓN DE PRECIOS. Debe ser posible tener una gestión de precios flexible y adaptable a las diferentes familias de productos disponibles en el comercio. No todos los productos aceptarán el mismo margen comercial, de manera que, si se aplica un único margen lineal que sea aceptable para todo el catálogo, es posible que no estén optimizados todos los productos igual, dándose casos de precios desalineados competitivamente (precios absurdamente bajos que no generan confianza en el consumidor al no coincidir con el valor percibido).

GESTIÓN DE CATÁLOGO. A lo largo del tiempo el catálogo del proveedor puede variar dejando de distribuir unas referencias y apareciendo otras nuevas. Sin embargo, no todos los proveedores avisan de estas variaciones (de hecho la mayoría no lo hacen) por lo que es importante tener la posibilidad de automatizar esta gestión para, al menos, no publicar productos obsoletos en la tienda.

DROP SHIPPING COMPETITIVO. He mencionado este concepto en otros puntos de esta serie de artículos. Este es un tema interesante, ya que si bien cuando se alcanza un cierto volumen de ventas la capacidad de negociación y/o el acceso a rapeles de venta mejora la rentabilidad del catálogo; en el ínterin, es interesante disponer de alguna posibilidad de mejorar los costes.

Una solución es poner a competir a varios distribuidores por el sitio en nuestro lineal (práctica habitual en las grandes superficies). El problema de esta estrategia es que con un volumen de ventas bajo es muy difícil motivar mejoras substanciales de los precios en los proveedores. De hecho, una de las ventajas para el sector es precisamente la agregación de “muchos pocos” que representa la gran economía de escala del modelo para los distribuidores, de manera que el impacto de la pérdida de un vendedor no representa en la práctica un gran problema ya que su hueco es rápidamente cubierto por otro vendedor.

REPORTING. Saber y comprobar para gestionar y adaptar al plan comercial, es deseable que en este capítulo, además de los clásicos listados que ofrecen la mayoría de plataformas, podamos disponer de listados que nos sirvan para evaluar correctamente el catálogo y permitan corregir errores.

GESTIÓN DE IMÁGENES. No todos los proveedores suministran las imágenes en el formato más adecuado, en algunos casos, es posible que antes de publicar las imágenes en la tienda sea necesario realizar ciertas transformaciones para no cargar el site con miles imágenes con tamaños inadecuados.

HERRAMIENTAS AUXILIARES. Toda la ayuda es poca. En este capítulo dependiendo del sector en el que opere el vendedor puede ser interesante disponer de una herramienta de gestión de los precios recomendados para resaltar el descuento ofrecido.

En función de la plataforma utilizada es posible que sea conveniente disponer de herramientas adicionales de exportación-actualización-importación de datos para facilitar el trabajo por lotes.

FUNCIONALIDAD Y VENTAJAS PARA LOS USUARIOS.

El objetivo de la automatización de los procesos en el e-Commerce y en el Drop Shipping en particular es mejorar la competitividad mediante el ahorro de costes administrativos, este aspecto es importante para cualquier organización o iniciativa en el ámbito del Comercio electrónico, pero es particularmente vital cuando el proyecto se inicia, como en la mayoría de los casos, con unos recursos escasos cuando no directamente infradimensionados. En esta situación planificar de un modo eficiente el uso de los recursos y disponer de herramientas que faciliten mantener el foco en el plan comercial constituye la diferencia entre la supervivencia y el fracaso.

CONCLUSIONES

A lo largo de esta pequeña serie de artículos hemos intentado dar una visión general de la gestión de la cadena de suministro basada en el modelo de Drop Shipping, todo lo expresado aquí se haya sustentado por nuestra experiencia de varios años en la consultoría de Drop Shipping, como final nos vamos a permitir insistir en los trazos más gruesos que resumen lo escrito hasta aquí.

SEAMOS CAUTOS Y CUIDADOSOS. Es cierto que el modelo impone pocas barreras de entrada, pero eso no es una ventaja ya que se produce una sobresaturación de oferta indiferenciada. Hay que tener un plan Comercial y/o de Márketing con unos objetivos claros, realistas y contrastados.

LOS MÁRGENES DE EXPLOTACIÓN SON CORTOS SI BIEN SON PRÁCTICAMENTE NETOS. Hay que considerar que en el caso de disponer de nuestro propio aprovisionamiento, sus costes también nos penalizan el margen de explotación TANTO SI VENDEMOS COMO SI NO.

Hay que ser cuidadoso y distinguir entre los proveedores de Drop Shipping puros y los intermediarios que se limitan a agregar costes sin un valor añadido claro.

EL TRANSPORTE ES IMPORTANTE. En muchas ocasiones el coste que representa marca la diferencia entre ganar o perder, por no hablar de la penalización que implica para los productos de bajo precio.

AUTOMATIZAR LOS PROCESOS CONTRIBUYE A MEJORAR LA CUENTA DE EXPLOTACIÓN. La inversión en optimizar todo lo relacionado con este apartado siempre tiene un efecto positivo sobre el retorno de la inversión (ROI).